Savjeti za uspješno vođenje online sastanaka

Kada je riječ o online sastanku, pravila su ista, samo je potrebno nekoliko klikova i digitalnih vještina za prebacivanje organizacije u virtualni svijet. Ako se vodite jasnom komunikacijom i držite točki koje ste pripremili i koje su važne za raspravu, postići ćete potrebnu produktivnost i ciljeve.

Prije sastanka obavezno isključite obavijesti na računalu i mobitelu kako biste izbjegli potencijalne smetnje, a također obavijestite ukućane da imate video call te da vam je potrebno mirno okruženje bez prekidanja.

Kako bi uspješno vodili online sastanak, u nastavku pronađite naš mali vodič za bolju organizaciju i učinkovitiji komunikacijski model.

Odaberite platformu

Danas je odabir platforme za održavanje online sastanka najmanji problem jer sve što trebate je odabrati onaj koji najviše odgovara potrebama vaše tvrtke (ili tima). Uglavnom se koriste Google Meet, Microsoft Teams ili Zoom.

Tehničke mogućnosti

Pripremite se i proučite dostupne tehničke mogućnosti koje će vam potencijalno zatrebati poput snimanja i dijeljenja ekrana. Provjerite jesu li sve stavke omogućene (internet veza, kamera, mikrofon…)

Postavite ciljeve

Svaki se sastanak organizira s nekom svrhom i u cilju razmjene mišljenja prilikom predstavljanja ili sklapanja određenog projekta. Kako bi sastanak bio jasno strukturiran i vođen po planu, važno je imati na umu njegovu svrhu i ne širiti područje komunikacije izvan postavljenih točaka kojih se potrebno držati.

Strukturirajte točke sastanka

Priprema dnevnog reda znači postavljanje glavnih tema sastanka o kojima će se raspravljati, ali i procjenu očekivanog trajanja koja će pomoći u strukturiranju vremena u kojem je sastanak predviđen.

Potičite interakciju

Dobar sastanak je onaj u kojem su svi sudionici aktivni. Brainstorming i postavljanje pitanja potaknut će dinamiku sastanka. Važno je da svi dobiju priliku iznijeti svoje mišljenje, ali i da rasprava ne ode preširoko i predaleko od glavne teme.

Imajte jasni fokus

Iako će vas možda dekoncentrirati ikonica za obavijest o novim mailovima ili neki drugi nedovršeni zadaci, pokušajte se koncentrirati i fokusirati isključivo na izazove i teme koje se prolaze na sastanku. Sve ostalo može pričekati. Ukoliko sastanak traje duže, obavijestite one koji bi vas potencijalno mogli čekati da znaju zašto ćete kasniti. Za jasniji fokus, uz sebe imajte vodu i/ili kavu.

Izvor naslovne fotografije: Pexels