Savjeti za efikasan time management

Kako bi to izgledalo da svi živimo u time management utopiji? Imali bismo 8 sati sna, 8 sati za obaveze i posao te 8 sati za sebe. Poznajete li bilo koju osobu da živi u toj bajci? Mi svakako ne.  Dok kuckamo ovaj članak, jedna strana mozga sklapa rečenice, a druga već razmišlja o sljedećem zadatku koji je na tapeti. A da ne pričamo koliko će ad hoc obaveza i zadataka još isplivati.

Istina je da postoje ljudi koji nam uvijek izgledaju kao da imaju sve pod kontrolom i da su on top of everything. E sad, ponekad je to iluzija koju nam servira online svijet, a ponekad je to samo znak da ti ljudi znaju upravljati svojim vremenom kak’ se spada.

Carpe diem, ali Mamager style

Mislim da nema potrebe da vama Mamagerima objašnjavam definiciju time managementa, odnosno upravljanja vremenom jer uz ever lasting multitasking, skakanja sa sastanka na roditeljski, pisanja poslovnog plana i zadaćnice za 6. razred osnovne u razmaku od sat i pol, vjerojatno barem djelomično razmišljate o upravljanju vremenom i dobro ga hendlate. Ali, just in case, ovo su dodatni savjeti koji će vam pomoći da bolje isplanirate svoje vrijeme i iskoristite dan – bilo da ste poduzetnica, studentica, stay at home mama, (samo)zaposlena ili pripadate nekoj od sto različitih uloga jednog Mamagera.

Taman dovoljno

Nismo ovdje da vas zatrpavamo nepotrebnim savjetima ili da vam kažemo, nabavite robo usisavač pa uštedite 10 minuta vremena u danu i savladajte time management (iako, ruku na srce, ne zvuči ni to loše). Podijelit ćemo s vama 5 strategija koje možete koristiti za bolje upravljanje vremenom, u bilo kojoj životnoj situaciji. Ovi savjeti neće magično pretvoriti vaš život u 8×3 utopiju koju smo spomenule na početku, ali svakako će vam pomoći da malo efikasnije iskoristite tih magičnih 24 sata u danu.

Isto tako, ako uspijete naučiti dobro upravljati svojim vremenom, mogli biste na svojoj koži osjetiti neke benefite poput smanjenja stresa, povećanja energije, postizanja ciljeva učinkovitije. Mogle biste napokon početi prioritizirati ono što vam je važno, postići više toga u manje vremena, smanjiti prokrastinaciju, povećati samopouzdanje, napredovati u karijeri… Jesmo li vas zainteresirale?

Raspored nas brani od kaosa 

Jeste li ikada razmišljale o tome koliko vremena “potrošite” u danu i na što? Imate li puno praznog hoda koji vam na kraju uzrokuje stres jer ne stižete sve što niste htjele? Jesu li vam dani puni obaveza zbog kojih trčite s jednog kraja grada na drugi i sve vas napada stihijski sa svih strana?

Annie Dillard je u svojoj knjizi The Writing Life napisala sljedeće, “kako provodimo svoje dane je, naravno, kako provodimo svoje živote. Raspored nas brani od kaosa i hirova.“

Važno je razviti vještine i rasporede kako bismo maksimalno povećali produktivnost i postigli svoje ciljeve i tu dolazimo do važnosti time managementa pa krenimo na prije spomenute strategije i savjete.

• Revizija vremena

Napravite procjenu vremena, zapisujte koliko sati trošite na određene zadatke. Nakon tjedan dana takvog zapisivanja, napravite reviziju. Na što ste trošili premalo, a na što previše vremena. Jeste li neki projekt radili dulje samo zato što ste zapeli s kolegom na telefonu ili niste uspjeli napraviti meal prep prije 10 sati navečer jer ste sat vremena potrošili na društvenim mrežama.

Probajte posvetiti pola sata svog vremena svaku nedjelju i napraviti tjedni plan obaveza i željenih ciljeva.

• Postavi prioritete

Ljudi koji su jako organizirani svoje živote upisuju u tablice, htjeli mi to sebi priznati ili ne. Ako nisu tablice, onda je dnevnik, kalendar, bilješke. Ali negdje je sve to zapisano. Što se tiče postavljanja prioriteta, predlažemo da isprobate Eisenhowerovu matricu za tablicu zadataka. Podijelite tablicu na 4 kvadranta navodeći koji zadaci su: važni i hitni, važni, ali nisu hitni, hitni, ali nevažni i nevažni i nimalo hitni.

• Pomodoro metoda

Ova tehnika nastala je kao rezultat studentskog preopterećenja. Ona zahtijeva korištenje timera za “razbijanje rada” na 25-minutne intervale, odvojene s 5 minuta pauze. Nakon četiri rajčice (pomodoro), možete uzeti dužu pauzu od 15-30 minuta. Jako je korisna za rad bez jasnih granica poput provođenja istraživanja, učenja za ispit ili završavanja konzultantskog projekta, a dokazano potiče koncentraciju i ublažava mentalni umor. Zapamtite, pauze su dobre!

• Treat yourself

Ovdje nema potrebe za dubljim objašnjavanjem. Obavili ste nešto na vrijeme i dobro? Nagradite se! Bilo da je to omiljeni obrok nakon posla, šetnja po kvartu nakon odrađenog zadatka, epizoda podcasta ili omiljene serije – nebitno. Bitno je da znate pohvaliti i nagraditi same sebe.

• Razvijte vlastitu strategiju

Znate kako to već ide, puno babica – kilavo dijete. Previše savjeta može biti i kontraproduktivno. Zato smo se zadržale samo na pet. Posljednji je možda i najefikasniji. Probajte napraviti sami svoju strategiju. Uzmite si mjesec dana da isprobate različite načine upravljanja s vremenom i izaberite onu koja najbolje odgovara vama i vašem rasporedu. Ali, take notes! Vodite neki zapisnik tih mjesec dana, kako biste poslije mogli ocijeniti što je funkcioniralo, a što ne. To može biti i jednostavni google kalendar ili obična bilježnica, ali bitno je da vam ostane pisani trag.

Pametan piše, budala pamti – možda ima nešto u toj staroj narodnoj. A i nema boljeg osjećaja od prekrižiti nešto što tjednima stoji na TO DO listi.

Možete sve – pa Mamageri ste

Zapamtite da ni jedan trud ni zadatak koji odradite ne prolazi ispod radara i nije uzaludan, neovisno o tome kada ga actually uspijete obaviti. Bit će dana kada nećete ništa stizati. Vi ćete biti u kaosu, kuća, djeca, obaveze, posao. Činit će vam se kao da ništa ne ide po planu. Ali će zato biti i onih dana kada ćete uz dobar time mamagement uspjeti obaviti sve pa i više od toga i osjećat ćete se sjajno. A mi vas (u svakoj od tih situacija) bodrimo uz našu Gen Z verziju the mother is mothering – Mamager mamadžerira.

Izvor naslovne fotografije: Pexels